Digitalizace, AI a webové stránky
Digitalizace u nás není móda — je to kontinuita 30 let kancelářské práce. Realizuje ji sesterská společnost Efektio, ve stejném ekosystému rodinných firem.
Většina firem nepotřebuje „digitální transformaci“. Potřebuje méně ruční práce s dokumenty, společné místo na soubory a nástroje, které tým skutečně používá. Začínáme tím, co firma už má, a automatizaci, AI nebo web přidáváme teprve tehdy, když to reálně pomáhá.
Pro koho
Spolupráce dává největší smysl tehdy, když firma chce zlepšit konkrétní oblast práce — ne tehdy, když je potřeba stavět všechno od nuly.
- firmy zaměstnávající od několika do několika desítek lidí,
- týmy, které chtějí mít dokumenty a soubory na jednom společném místě,
- firmy působící zároveň v Polsku i v Česku,
- týmy, kterým záleží na méně ruční práci u opakujících se úkonů,
- vlastníky, kteří preferují hotové řešení před samostatným výběrem nástrojů.
Rozsah
Audit procesů a dokumentů
Prověříme, jak ve firmě obíhají dokumenty a informace, kde se ztrácejí hodiny a které úkony stojí za zjednodušení nebo automatizaci. Výsledkem je mapa procesů se seznamem doporučení seřazených podle efektu.
Digitální základ — Microsoft 365
Nasazení a konfigurace Microsoft 365: firemní pošta, SharePoint, Teams, oprávnění, zálohy a pravidla bezpečnosti. Migrace souborů na jedno uspořádané místo.
Oběh dokumentů
Elektronický oběh faktur a dokumentů včetně schvalování, historie změn a archivace. Přímé napojení na účetní obsluhu, pokud ji vede Account Professional a.s.
Automatizace
Odstranění opakujících se úkonů: automatické předávání dokumentů, upozornění na termíny, generování přehledů, tok dat mezi nástroji.
Umělá inteligence v praxi
Konkrétní využití místo experimentů: čtení dat z dokumentů, příprava odpovědí a shrnutí, asistenti postavení na znalostech firmy, pracovní polsko-české překlady. Vždy s jasnými pravidly, která data smějí do nástroje vstoupit.
Školení a péče
Zavedení týmu do nových nástrojů a podpora po spuštění — tak, aby se řešení skutečně používalo každý den.
Webové stránky
Vedle procesů a nástrojů pomáháme firmě být vidět online: jednoduše, rychle a bez složitých systémů, které později nikdo neudržuje. Obzvlášť užitečné při startu společnosti v Česku.
- firemní web nebo jednoduchá vizitka,
- doména, hosting a firemní pošta,
- texty v češtině a polštině,
- profil firmy na Google a základní SEO,
- péče a drobné aktualizace po spuštění.
Doménu a poštu lze připravit paralelně s registrací firmy — tak, aby od prvního dne existovala firemní e-mailová adresa a stránka k ukázání partnerovi.
Jak probíhá nasazení
- 01
Úvodní hovor
ujasnění, co se má změnit a jaký efekt je potřeba.
- 02
Audit
mapa procesů a seznam doporučení s odhadovaným efektem.
- 03
Plán a kalkulace
pořadí kroků, termíny a cena.
- 04
Nasazení
po etapách, aby firma pracovala bez přerušení.
- 05
Školení
práce s týmem na reálných příkladech.
- 06
Péče
podpora a další rozvoj řešení.
Propojení s účetnictvím
U klientů využívajících naše účetnictví přináší nejrychlejší efekt obvykle uspořádání oběhu účetních dokladů: faktury míří na jedno místo, schvalují se elektronicky a automaticky se předávají účetnímu týmu.
FAQ
Začněme jednou konkrétní věcí
Není potřeba měnit celou firmu najednou. Stačí určit proces, nástroj nebo stránku, která má největší význam — od toho začneme.